Verschwender – Das Meetingmonster

In einer Rezession sind Menschen, die genau wissen was sie wollen eine wahre Wohltat. Denn sie verschwenden weder ihre eigene Zeit noch die der anderen.

Setzen sie ein Meeting an, gibt es eine klare Agenda und jeder Teilnehmer weiß, warum er dabei ist. Im Meeting achten sie auf eine kompromisslose Durchsetzung von Disziplin, die sich möglicherweise am Rande der Unhöflichkeit bewegt. Allerdings sind Wichtigschwätzer und Dampfplauderer anders kaum zu stoppen. 😮

Wie groß die Unterschiede ausfallen können, sehen wir an Robert Blume* (Name geändert) und Franz Hammer*(Name geändert). Bei Blume dauern viele Meetings nicht länger als zehn Minuten. Kein Teilnehmer, der nicht wüsste, warum er dabei ist und keiner kommt zu spät.

Bei Hammer dagegen sind die Meetings mindestens eine Stunde lang, auch wenn sie nur halb so lange angesetzt sind.

Ein aktuelles Beispiel

Zum offiziellen Meetingbeginn ist nur ein Drittel der 15 geladenen Teilnehmer körperlich anwesend. Die anderen trudeln teilweise mit bis zu fünfzehnminütiger Verspätung ein. „Wichtige Telefonate“, „ein ernstes Mitarbeitergespräch“ oder „ein Notfall“ heißen die Entschuldigungen. Dann erklärt Hammer erst einmal, warum er das Meeting angesetzt hat. Denn in der Einladung stand dazu nichts und eine offizielle Agenda gibt es nicht. Mehr als ein Drittel der Aufträge seien in den letzten Tagen einfach weggebrochen. Das Unternehmen müsse darauf reagieren und er, Franz Hammer wolle Vorschläge dazu hören. Jedem ist klar, Hammer weiß nicht, was er will und so melden sich vor allen Dingen die Wichtigtuer zu Wort, während andere mit ihrem Blackberry spielen, Muster auf ihrem Block malen oder mit einem Bleistift und den Meetingkeksen eine Hantel bauen. 😯

Durch die Gespräche erfährt Hammer dann doch noch, was er eigentlich will. So wird jeder in seiner Abteilung nach Einsparmöglichkeiten suchen, während Marketing und Vertrieb „neue Chancen in der Krise“ finden sollen. Das Meeting hat – dem Anlass angemessen – drei Stunden und 40 Minuten gedauert, zwei Stunden und 40 Minuten länger, als ursprünglich geplant.

Ein Protokoll gibt es nicht, denn „es waren ja alle dabei“!

Das Gegenbeispiel

Das gleiche Meeting bei Unternehmer Blume sieht ganz anders aus. Er hat lediglich fünf Manager dazu geladen. Das Thema und die Agenda waren vorher klar. Alle erscheinen pünktlich und sind offensichtlich gut vorbereitet. Blume macht klar, dass er von jeder Abteilung Einsparungen erwarte, die sich in der Summe bei 15 Prozent einpendeln sollten. Gleichzeitig benötige er Vorschläge, wie das Unternehmen auf die neuen Anforderungen der Märkte reagieren könne. Sein Ziel sei es, trotz Krise auch im nächsten Jahr im Umsatzvolumen noch zu  zu legen. Einer nach dem anderen legen die  Manager ihre  Vorschläge dar. Ein paar neue Ideen entstehen noch nach einigen Wortmeldungen, eine ToDo-Liste wird aufgestellt und das Meeting ist nach 45 Minuten vorbei, genau so, wie in der Einladung angekündigt.

Die ToDo-Liste wird zusammen mit einer Sammlung der Ideen und Vorschläge als Ergebnis-Protokoll herausgegeben.

Was hat das mit Entscheidungen zu tun?

Jeder Handlung geht eine Entscheidung voraus und viele Handlungen sind die Vorbereitung für die nächste Entscheidung. Eine der wichtigsten Aufgaben des Entscheiders ist es, sich schnell Klarheit darüber zu verschaffen, was er wirklich will. Auf diese Weise kann er schon im täglichen Miteinander sich und anderen viel Zeit und Nerven sparen. An wie vielen Meetings nehmen wir teil, obwohl wir gar nicht gebraucht werden und besseres zu tun hätten?

Wie gehen wir mit einem Hammer um?

Vielleicht sollten Sie bei der nächsten Meetingeinladung einfach einmal fragen, warum Sie denn teilnehmen sollten. Wenn der Einladende Ihnen keinen konkreten Bedarf nennen kann, den Ihre Anwesenheit decken soll, sagen Sie einfach „Nein“.  🙂