Der Alltagsentscheider: Geschäftsreisen

Nicht nur in Deutschland ist Sparen angesagt. Das spüren jetzt auch die Hotelketten. Denn die Geschäftsreisen haben spürbar nachgelassen. Waren die Unternehmen vorher verschwenderisch oder sparen sie jetzt am falschen Ende? Eine Frage für den Alltagsentscheider.

Es ist noch gar nicht so lange her, da ging es bei Geschäftsreisen höchstens um die Übernachtungskosten. Dabei sind diese nun wirklich vernachlässigbar, wenn wir an die zahlreichen verlorenen Stunden auf Reisen und die liegengelassene Arbeit im Büro denken.

Geschäftsreisen sind Verschwendung

Geschäftsreisen sind teuer. Das wissen vor allen Dingen die Controller. Sie allerdings kalkulieren meistens nur die zusätzlichen Kosten und welche davon das Finanzamt anerkennt oder nicht. Denn natürlich ist der mobile Mitarbeiter ja mit Mobiltelefon und Laptop ausgestattet. Wie oft dabei Daten in unberufene Hände fallen, lässt sich nicht kalkulieren, daher breiten wir den Mantel des Schweigens über diesen Teil der Problematik. Aber selbst wenn wir immer wieder einige seltsame Exemplare hektisch mit ihrem Handy telefonieren  und eben so hektisch ihre Tastatur bearbeiten sehen, glaubt doch keiner, dass Sie in der Bahn das Gleiche zustande bringen, wie im Büro. Zudem sind die meisten ohnehin mit dem Auto unterwegs. Ein Laptop auf dem Beifahrersitz soll ja vorkommen, ist aber hoffentlich nicht die Regel. 😯

Geschäftsreisen sind notwendig

Dies soll allerdings kein Beitrag sein, der Geschäftsreisen generell verdammen würde. Wer etwas verkaufen will, der muss dem Kunden auf die Pelle rücken und ihm die Produkte auch einmal in die Hand drücken. Umgekehrt will sich der eine oder andere Einkäufer ein Bild machen, bevor er eine Entscheidung trifft. Zum Glück gibt es ja Messen oder Referenzkunden, wo er sich das Ganze auch einmal Life betrachten kann. Teams, deren Mitglieder über einen halben Kontinent verstreut arbeiten, funktionieren vielleicht besser, wenn man endlich einmal die Person hinter einer Telefonstimme kennenlernt.

Es gibt also gute Gründe, warum wir reisen.

Was tun?

Die Frage aller Fragen ist jedoch, wann leisten wir mit der Reise einen Mehrwert und wann verschwenden wir nur Zeit und Geld?

Die einfache Antwort auf diese Frage, wird den einen oder anderen vielleicht nicht zufrieden stellen.

Sie lautet: Ob es Verschwendung ist oder nicht, bestimmt nur Ihr Bedarf. Keine Richtlinie und kein Branchendurchschnitt oder ähnliches. Allein Ihr Bedarf ist ausschlaggebend. Wenn Sie Gespräche persönlich vor Ort führen müssen, um auf Geschäftspartner richtig zu reagieren, Dann ist die Reise richtig. Wenn Sie die zu kaufenden Produkte im Einsatz sehen müssen, damit Ihr Bauchgefühl ausschlägt, dann ist die Reise richtig. Wenn Sie den Vertrag zur Unterschrift persönlich überreichen müssen, weil es für Sie sonst nicht gilt, dann ist die Reise richtig.

Keine Richtlinie

Also liebe Controller und Richtlinien-Verfasser: Eigentlich gibt es hier nichts für Sie zu tun.

Halt! Das stimmt natürlich nicht! Denn es gibt Spezialisten, die an ständigen Geschäftsreisen Gefallen finden. Daher können Sie von den Vielflieger-Meilen-Sammlern verlangen, dass sie ihre Reisen begründen müssen.

Kontrolle ist besser

Dazu könnte zum Beispiel ein Entscheidungsprofil dienen. (Wie das auszufüllen ist, können Sie hier nachlesen)

Der Entscheider legt darin fest, warum er einen Bedarf an einer Geschäftsreise hat. Das muss er eigentlich nur einmal im Jahr machen. Wenn dann wieder viele Reisen geplant sind, können Sie als Controller den Entscheider auf der Grundlage seines eigenen Bedarfs hinterfragen. Wenn er die Reise dann nicht gut begründen kann, wissen wir, dass wir eventuell tiefer bohren müssen.

Mit anderen Worten, der Entscheider legt mit seinem Entscheidungsprofil seine eigene Reiserichtlinie fest.

Sie meinen, das sei zu viel Kontrollaufwand? Da haben Sie vermutlich recht. Aber vielleicht reicht es ja, die Kontrolle stichprobenartig durchzuführen, um den Entscheider von überflüssigen Reisen abzuhalten?

Nächste Woche beschäftigt sich der Alltagsentscheider mit dem wichtigen Thema Arbeitspausen.