Der Alltagsentscheider: Oh mein Gott! Noch ein Meeting!

In diese Woche beschäftigt sich der Alltagsentscheider mit einem beinharten Thema. Der Verschwendung durch Meetings.

„Herr Schneider ist in einem Meeting, können Sie später noch einmal anrufen?“ Egal ob Herr Schneider tatsächlich in einem Meeting ist oder nicht. Jeder Anrufer weiß, die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass es stimmt.

Denn Meetings sind die moderne Form des Lagerfeuers der Jäger und Nomaden. Je größer das Meeting, desto irrelevanter wird es für den eigentlichen Arbeitsauftrag. Denn jeder hat das eine oder andere noch nicht abgearbeitete Kommunikationsbedürfnis. Gleichzeitig wissen fleißige Mitarbeiter, wer nicht „visibel“ ist, hat auch keine Karriere. Es soll durchaus Manager geben, die sich daher vollständig auf „Visibilität“ konzentriert haben und das mit dem Fleiß den anderen überlassen haben. 😯

Vor zwei Wochen haben wir uns ja bereits mit 4-Augengesprächen beschäftigt. Das sind natürlich auch Besprechungen. Aber die Interessenlage der Beteiligten und damit deren Probleme, unterscheiden sich von Besprechungen ab drei Personen aufwärts.

Angesichts dessen, was ich zu Beginn geschrieben habe, müsste man annehmen, dass Besprechungen ins Fegefeuer des Büroalltags gehören. Dem ist natürlich nicht so. Denn sie bringen neben frischem Kaffee und den obligatorischen Keksen noch weitere Vorteile mit sich.

Gute Gründe

Geballte Kreativität: Menschen inspirieren einander. Selbst wenn jemand einen untauglichen Vorschlag macht, bekommt ein anderer dadurch den richtigen Impuls, die passende Lösung liefern zu können.
Interdiszipliniarität: Unterschiedliches Wissen und unterschiedliche Erfahrungen können hier kombiniert werden. So kommen neue Lösungen oft ganz unerwartet von einem Kollegen, der mit der Sache zunächst einmal nichts zu tun hat und vielleicht auch als für die Fragestellung unqualifiziert angesehen wurde.
Sturm der der Kritik: Eine Lösung, die die Kritik von einigen Wichtigtuern und vielleicht auch missgünstigen Kollegen übersteht, ist vermutlich auch gut.
Zeitersparnis für den Chef: Er kann alle nicht vertraulichen Gespräche und Informationen in einem Aufwasch abhandeln und hat danach Zeit für Wesentlicheres.
Gleichzeitigkeit von Informationen: Niemand hat einen Informationsvorteil vor den anderen Kollegen. Das hält mit etwas Glück die Gerüchteküche im Zaum.
Delegation und Aufgabenverteilung: Wenn spezielle Projekt zu erledigen sind, fällt es dem einzelnen schwerer, sich dem zu entziehen, wenn alle anderen Teilnehmer schon einmal „dran“ waren.

Allerdings können Meetings auch zu einer unglaublichen Zeit- und Geldverschwendung ausarten. Daher kommt es auf den Organisator des Meetings an, ob der Erfolg am Ende den Aufwand rechtfertigen kann.

Bei vielen Meetings gibt es damit allerdings ein Problem. Denn sie sind fix eingeplant und haben bereits einen festen, organisierten Ablauf. Auch wenn es nominell einen Organisator geben mag, kommt von dieser Seite oft genug nichts Hilfreiches. Doch dazu später mehr.

Gehen wir zunächst vom weißen Blatt Papier aus. Wir wollen die „Kraft des Teams“ nutzen und brauchen daher ein Meeting.

Ist das überhaupt die richtige Herangehensweise? Wir haben eine große Aufgabe und das erste, was uns einfällt ist ein Meeting? Unser Handeln folgt unseren Entscheidungen. Daher müssen wir auch hier wieder die drei Schlüsselelemente guter Entscheidungen abarbeiten.

Entscheidungsklarheit – was will ich wirklich?
Attraktive Alternativen – bedarfsgerechte Lösungen
Größtmögliche Unterstützung für die Umsetzung

Egal was wir tun. Am Ende werden alle Elemente enthalten sein. Die Frage ist nur, wie wir sie ausgefüllt haben.

Das Erste, was wir brauchen, ist natürlich Entscheidungsklarheit. Dazu können wir wieder unser Entscheidungsprofil einsetzen:

Unser Entscheider sucht also einige gute Alternativen, um seine Kunden besser an das Unternehmen zu binden. Für ihn gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie er daran kommen könnte. Zum Beispiel im Internet recherchieren, eine Beratung beauftragen, eine Arbeitsgruppe bilden oder eine Besprechung mit den besten Köpfen der Abteilung. Letzteres bietet die Möglichkeit, attraktive Alternativen zu entwickeln und sich gleichzeitig die notwendige Unterstützung zu sichern. So langsam verstehen wir, warum Meetings so beliebt sind.

Alltagsentscheider: Quatsch! Darüber denke ich nie nach, wenn ich ein Meeting einberufe.

Entscheidet er sich für die Besprechung, was wir im Interesse dieses Beitrag annehmen, dann kann unser Entscheider bereits im Vorfeld dafür sorgen, dass die Besprechung ein Erfolg wird.

Erfolgsfaktoren

Die Teilnehmer. Wer hier unkritisch ist, verschwendet sehr schnell sehr viel Geld. Grundregel lautet natürlich, je weniger, desto besser. Zum einen dauert es oft länger, bis ein geeigneter Termin gefunden ist, wenn mehr Personen beteiligt sind, zum anderen kostet jeder Teilnehmer Geld und zwar in Höhe seiner Wertschöpfung und nur mindestens in Höhe seines Gehalts!
Aufgaben. Wer mit einer Problemstellung das erste Mal konfrontiert wird, hat zwar zumeist spontane Einfälle, aber die richtig guten Lösungen entstehen, wenn das Unterbewusstsein eine Weile im Hintergrund an dem Problem arbeiten kann. Daher macht es Sinn, den Teilnehmern vorab Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen und ihnen auch bereits Arbeitsaufträge als Vorbereitung zu geben. Eine Info könnte auch das Entscheidungsprofil sein.
Ziel. Ohne Ziel kein Weg. Alle Teilnehmer müssen vorab das Ziel des Meetings kennen. Am Anfang des Meetings kann der Meetingsorganisator alle auf diese Ziel einschwören. Wer dann vom Thema abweicht, lässt sich dann später schneller zur Räson bringen.
Agenda. Die Agenda und Zeitplanung sollte vor dem Meeting feststehen und in allen Punkten eingehalten werden.
Meetingkultur.
Erfolgreiche Unternehmen haben klare Richtlinien, nach denen ein Meeting zu funktionieren hat.
1. Pünktlichkeit. Alle fangen pünktlich an und kein Meeting wird überzogen, niemals!
2. Rededisziplin. Wer redet, wird nicht unterbrochen. Keiner redet länger als drei Minuten am Stück. Kritik bleibt immer sachlich und sollte konstruktiv sein, damit der andere weiß, was er wie verbessern kann.
3. Meetingphasen. Kritik wird zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle geübt. Wer ein Konzept entwickelt, hat auch das Recht dieses vollständig vorzustellen. Bei Brainstorming und anderen Kreativmethoden verbietet sich Kritik während der Ideensammlung ohnehin.
4. Protokoll. Nichts ist so überflüssig wie ein Meeting, dessen Ergebnisse nicht gesichert werden.
5. Vorbereitung. Alle Teilnehmer sind vorbereitet.

Der Knackpunkt

Ob eine Meeting ein Gewinn für das Unternehmen oder große Verschwendung ist, entscheidet sich an diesen Punkten. Ich persönlich halte allerdings die Auswahl der Teilnehmer für den eigentlichen Knackpunkt. Wenn der Organisator über einen Teilnehmer nicht exakt sagen kann, warum er dabei sein soll, braucht derjenige nicht teilzunehmen.

Aufgrund der vollen Terminkalender macht es in vielen Unternehmen Sinn, fixe Meetings abzuhalten. In manchen Unternehmen gehört das zum Organisationsmodell. Was würden Magazine und Zeitschriften ohne Redaktionskonferenzen machen?

Die Frage ist dabei nur, ob immer der gleiche Kreis an Teilnehmern notwendig ist. Manche Unternehmen arbeiten aufgrund penibler Einhaltung der Agenda mit mehreren „Besetzungen/Phasen“ im Meeting, an deren Ende die Teilnehmer jeweils wechseln. Auf diese Weise nehmen nie mehr als beispielsweise 5 Mitarbeiter an dem Meeting teil. Im Bestfall verbringt ein Mitarbeiter so nur einen Bruchteil der üblichen Zeit bei der Besprechung und kann sich in der übrigen Zeit andern Aufgaben widmen.

Selbst wenn uns diese Disziplin nicht gegeben sein sollte, könnte dennoch die Teilnehmerliste jede Woche im Vorfeld neu überdacht werden und auch ein Stück weit von der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter abhängig gemacht werden. Denn Meetings kosten produktive Zeit. Wichtige andere Dinge bleiben in dieser Zeit unerledigt.

Die nächste Woche beschäftigt sich der Alltagsentscheider mit Geschäftsreisen.